Πράσινες Εκδηλώσεις και Συνέδρια - Οργανωτικά και η αίθουσα

Το φθινόπωρο είναι χωρίς αμφιβολία η εποχή των Συνεδρίων και των γενικών συνελεύσεων. Ακόμη πιο σημαντικό θα είναι φυσικά και το δεύτερο ήμισυ του 2012, όπου η Κύπρος θα προεδρεύει της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Οι παράμετροι που έχουν περιβαλλοντική πτυχή στα οργανωτικά ενός συνεδρίου είναι (1) τα Οργανωτικά, (2) η αίθουσα (3) ο χώρος της εκδήλωσης, (4) τα τρόφιμα και (5) οι μεταφορές.

Όσον αφορά τα Οργανωτικά τα σημεία τα οποία θα πρέπει να προσεχθούν είναι:

* Η χρήση διαδικτύου για πληροφόρηση και εγγραφή μειώνει τη σπατάλη του χαρτιού. Αν χρειαστεί να χρησιμοποιηθεί χαρτί, εκτυπώστε και στις 2 πλευρές για εξοικονόμηση.
* Προτιμάτε την εκτύπωση σε ανακυκλωμένο χαρτί με μελάνια που περιέχουν οργανικά συστατικά (vegetable -based). Αποφεύγετε όσο μπορείτε την εκτύπωση εγχρώμων φυλλαδίων.
* Σχεδιάστε τα φυλλάδια σας με τρόπο που να χωρούν περισσότερες πληροφορίες σε μια σελίδα (π.χ. μείωση περιθωρίων, εκτύπωση των Powerpoint handouts).
* Για μεγάλα κείμενα είναι καλύτερα να διατίθενται ηλεκτρονικά είτε με CD ή με memory stick, είτε σε ιστοσελίδες.
* Προτιμάτε να δίνετε τις πληροφορίες λίγο πριν την έναρξη για αποφυγή επανάληψης και απώλειας.
* Φάκελοι, χαρτί, Posters και postcards από ανακυκλωμένο υλικά όπου είναι δυνατό.
* Πένες και άλλα δώρα - να προτιμούνται οι οργανικές επιλογές (π.χ. παράγωγα καλαμποκιού ή πατάτας) και αν δεν μπορείτε να αποφύγετε τα πλαστικά βεβαιωθείτε ότι αυτά κατασκευάστηκαν από μεγάλο ποσοστό ανακυκλωμένου υλικού.
* Η εκτύπωση στα διάφορα είδη να είναι αρκετά διακριτική για να μπορούν να χρησιμοποιηθούν και να μην καταλήγουν ως απόβλητα στο σπίτι/γραφείο. Κανένας δεν χρησιμοποιεί τσάντες και γραφικό υλικό με τεράστια γράμματα και σήματα μετά την λήξη του συνεδρίου.
* Να εξετάζεται σοβαρά η επιλογή χάρτινων φακέλων ή τσαντών από οργανικό βαμβάκι παρά των πολυτελών αλλά και δύσκολων σε διαχείριση ως απόβλητα δερμάτινων ή και πλαστικών φακέλων.
* Σχοινάκι που κρατεί την ταμπέλα με το όνομα του συμμετέχοντα να μπορεί να χρησιμοποιηθεί αργότερα για γυαλιά ήλιου και μυωπίας.
* Επιστροφή των badges για επαναχρησιμοποίηση και το χαρτάκι τους στην ανακύκλωση.
* Να υπάρχει κάλαθος για χαρτί που θα σταλεί στην ανακύκλωση.
* Κουτί για άχρηστο αλλά σε καλή κατάσταση χαρτί, φυλλάδια και άλλο υλικό του συνεδρίου για επαναχρησιμοποίηση. Να δίνεται η επιλογή μη παραλαβής ορισμένου υλικού όπως π.χ. πένες, μπλοκ χαρτιού κλπ.
* Προβολή των περιβαλλοντικών μέτρων που θα εφαρμοστούν στην ιστοσελίδα του συνεδρίου.
* Να περιλαμβάνεται και ένα περιβαλλοντικό μήνυμα στις εκτυπώσεις.

Η αίθουσα που θα γίνουν οι συναντήσεις είναι επίσης πολύ σημαντική:

* Μεγάλες αίθουσες χρειάζονται περισσότερη ενέργεια για κλιματισμό. Η αίθουσα θα πρέπει να έχει επομένως το κατάλληλο μέγεθος για τον αριθμό των συμμετεχόντων.
* Αίθουσες με φυσικό φωτισμό βοηθούν στην εξοικονόμηση ενέργειας αλλά βοηθούν το ακροατήριο να μένει συγκεντρωμένο.
* Για να μειωθεί η μετακίνηση, πρέπει να προτιμούμε αίθουσα πού διαθέτει δικό της εξοπλισμό.

Επιπλέον,

* Εξοπλισμός που δεν χρειάζεται δεν υπάρχει λόγος να μένει αναμμένος.
* Ο θερμοστάτης πρέπει να ρυθμίζεται σωστά. Η ψηλή θερμοκρασία το χειμώνα και η χαμηλή το καλοκαίρι δυσκολεύει τη συγκέντρωση του ακροατηρίου και σπαταλά ενέργεια.
* Η αίθουσα συνεδρίων πρέπει να διαθέτει διπλά τζάμια, και αυτόματο σύστημα φωτισμού και θέρμανσης που σβήνει όταν ο επισκέπτης φύγει από το δωμάτιο.
* Να υπάρχει δυνατότητα τηλεργασίας ούτως ώστε να μπορούν ακόμη και αυτοί που δεν έχουν τη δυνατότητα να ταξιδέψουν να συμμετάσχουν στο συνέδριο.
* Τοποθέτηση κάδων για ανακύκλωση.